新聞社に情報を流す際に知っておかなければならないことの一つに組織があります。新聞社には新聞作りの中枢の編集局、広告担当の広告局、販売担当の販売曲、製作・印刷担当の工務局、雑誌、単行本担当の出版局などにわかれています。
記事を作るのは編集局なので、ここでは、編集局についてPR会社が重点的に説明をしていきます。
編集局には、紙面の全責任を担っている編集局次長が一人。そしてその下に４～５人の局次長、次に各面ごとに部長、その下に記者がいます。実際に記事を書くのは記者で、彼らとのつながりや関係を作っておくことはとても重要です。記事は記者が書いたあとにデスクと呼ばれる人が原稿をチェックし、続いて整理部が見出しをつけレイアウトして印刷に回します。
新聞を見ると、その日のトップニュースを報じる一面、政治、経済、国際、社会などのニュースを統括した総合面、外国のニュースが中心の外信面、政治を扱った政治面、経済や企業情報の経済面、スポーツ面、事件や社会問題が中心の社会面、家庭面とジャンル別に分かれています。同じ新聞社でも、ジャンル、つまり紙面が異なると担当する部署が異なります。
つまり、新製品の情報を政治部に送っても紙面に取り上げられることは絶対にありえないのです。
新製品情報は経済面に記載されるものであり、経済部に送らなければいけない情報なのです。
また、情報を送る前に新聞社によっても部の体制が異なるため、各新聞社や本社における部の体制を確認することも重要です。
プレスリリースを送る際の留意点は、一つの情報を二つ以上の部に送ってはいけないということです。
各部の間であまり交流がないため、同じ日に全く同じ情報が2箇所、紙面に載ってしまう可能性があるため、一社に対して一つの部署に送付することが鉄則です！
新聞は、毎日発行されるものなので、ニュース性のある情報を送ること。
特集ページや企画ページもあるので、情報がそれらに合うものであれば、各担当者宛にプレスリリースを配信してもよいでしょう。リリースの形式は郵送かＦＡＸが望ましいですが、最近は、ニュースリリースをメールで受け付ける新聞社もあります。特に、写真が重要なものについては郵送すべきでしょう。
その後、届いたかどうかを電話でフォローすることも場合によっては重要ですが、電話を掛ける場合には締め切り間際の夕方の時間帯は外し、なるべく午前中などにする方がベターでしょう。
なおマナーとして、新聞社の住所は新聞に記されているので、決して郵送先を記者に聞くことのないようにしましょう。